第一章 总则
第一条 为加强和规范哈尔滨工程大学信访工作，提高工作质量和效率，保障信访人的合法权益，维护信访工作秩序，促进和谐校园建设，根据《信访条例》（国务院令第431号）、《教育信访工作规定》（2007年修订版）和《工业和信息化部信访工作管理办法》（工信厅办〔2013〕176号）相关规定，结合学校工作实际，制订本办法。
第二条 本办法所称信访，是指信访人（本校教职员工、学生、家长或其他组织和个人）通过书信、电话、传真、走访、邮件等形式，向学校领导及各院（系）、机关各部（处）、直（附）属单位，提出建议、意见或投诉请求，依法按照相关规定和职权范围应由学校处理的活动。
第三条 信访工作坚持分级负责，谁主管、谁负责的原则；坚持依法、及时、就地解决问题与疏导教育相结合的原则；坚持预防矛盾激化和化解矛盾相结合的原则；坚持公开、公正的原则；坚持双向规范的原则。
第四条 本办法适用于学校各单位办理信访事项。
第二章 信访工作机构和职责
第五条 在校党委和行政领导下，设立哈尔滨工程大学信访工作领导小组，统一领导全校信访工作，并研究处理复杂信访问题。领导小组由相关校领导担任正副组长，成员由党政办公室、纪委监察处、校工会、学生工作部（处）、离退休处、保卫处等相关单位的主要负责人组成。信访工作领导小组下设信访工作办公室。
第六条 学校信访工作办公室（以下简称“信访办”）负责归口管理学校信访工作，其主要职责是：
（一）根据来访事项涉及的业务范围确定承办单位，协调接待办理事宜；
（二）健全公开透明的诉求表达和办理方式，重视师生来访来信，尤其是首次来访来信的受理；
（三）研究处理涉及2个以上职能单位的信访请求，对交办信访事项的处理情况进行检查、督促、催办；
（四）负责校长信箱的管理，及时处理或转发相关邮件；
（五）受理上级信访部门及领导交办的信访事项。
第七条 学校各单位负责承办本单位职责范围内的信访事项，其主要职责是：
（一）承办校领导批转和信访办转办的信访事项，及时安排人员接待来访人，认真听取诉求；
（二）代拟答复意见单，并在规定时间内送达信访办；
（三）做好师生思想疏导与矛盾排查工作，提高从源头上预防和化解矛盾纠纷的能力；
（四）与其他相关单位相互配合，建立信访排查、调解、处理联动机制，及时化解矛盾纠纷；
（五）负责本单位信访材料的整理留存。
第八条 根据职能分工，由信访办指定承办信访事项的单位为信访责任单位，信访责任单位负责人即为信访工作联络人。
第三章 信访事项的受理与办理
第九条 信访办收到信访事项后，对于不属于学校职责范围的，应当自收到信访事项之日起15日内，出具信访事项不予受理告知单（附件1）或采用邮件、电话、口头等方式通知信访人，并告知向有权处理的部门提出，无法联系除外。
第十条 对于属于学校职责范围的，信访办负责信访事项的首问工作。对于群众来信来访，信访办应统一进行登记、编号、记录信访人姓名、联系方式、通信地址等信息，填写《哈尔滨工程大学群众信访登记表》（附件2）。
第十一条 信访办自收到信访事项之日起2日内，填写《哈尔滨工程大学群众来信（来访）处理单》（附件3），转相关承办单位处理。
第十二条 承办单位在收到处理单后需认真研究办理。对于属于本单位职责范围的信访事项，应按照《信访条例》有关规定调查处理，提出答复意见；对于不属于本单位职责范围的信访事项，应提出转办或退办建议，退至信访办，3日内未提出反馈意见的，视为同意受理。
第十三条 承办单位应当自学校受理信访事项之日起60日内办结，并将处理结果以邮件、电话、口头等形式答复信访人，同时上报信访办。
第十四条 对需要书面答复的信访事项，承办单位应当自学校收到信访事项之日起55日内将代拟的答复意见单（附件4）送达信访办，由信访办加盖信访专用章后，答复信访人。
第十五条 对情况复杂的信访事项，经承办单位负责人批准，可适当延长期限，延长期限不得超过30日，并自学校收到信访事项之日起55日内，出具延期告知书（附件5），告知信访人延长期限和延期理由。
第十六条 信访人对信访事项处理意见不服的，信访人可以自收到书面答复之日起30日内以书面形式向信访办申请复查（复核），由信访办转送相关单位办理。承办单位自收到复查（复核）申请之日起28日内提出复查（复核）意见，交信访办予以书面答复信访人（附件6、7）。
第十七条 涉及多个单位的信访事项，由信访办确定牵头承办单位。牵头承办单位负责汇总相关单位提出的答复意见，并形成答复意见单。相关单位应积极配合，按时限要求提出书面意见送至牵头单位。
第十八条 下列内容的群众来信应报校领导阅批：
（一）对学校改革、发展建设等方面的重要建议和设想；
（二）带有普遍性、倾向性和苗头性的重大问题；
（三）国内外知名人士的重要来信；
（四）反映推诿、敷衍、拖延不办重大事项的来信；
（五）其他需要校领导批阅的信件。
第十九条 接待3人以上来访时，现场至少要有2名工作人员；接谈中，应随时注意观察来访人情绪、掌握动态，出现异常情况时应立即向信访办报告，并按信访突发事件相关规定处理。
第二十条 受他人委托采取走访形式提出信访事项的，被委托人应出具信访人的书面授权委托书和有效证件，以及被委托人的有效证件。
第四章 其他信访事项处理
第二十一条 上级信访部门转来的信访事项参照第三章处理，有特殊要求的应按要求办理。
第二十二条 涉及外籍人士来信来访，应按照国家信访局相关规定办理。信访办应协调联系相关单位，研究答复意见或提纲。对需要书面答复的，应由承办单位拟写答复意见，经承办单位、国际交流与合作处负责人审核同意，并经信访办审定。必要时应报请校领导审定。
第二十三条 对电话投诉的信访事项，接待人员应详实询问记录来电人的姓名、通信地址、电话号码与投诉理由。
第二十四条 下列信访事项不予受理：
（一）属于各级人民代表大会、法院、检察院和政府部门职权范围内的涉法涉诉事项；
（二）已经或依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议等法定途径解决的事项；
（三）有权处理的单位已经受理或在规定时间内正在办理的事项。
第二十五条 下列信访事项不再受理：
（一）有权处理的单位已经复核结案的；
（二）信访人不服处理、复查意见，又没有在规定期限内提出复查、复核请求的；
（三）信访事项经过处理、复查、复核“三级终结”程序，信访人仍然以同一事实和理由提出投诉请求的。
第五章 附则
第二十六条 本规定自下发之日起实行。原《哈尔滨工程大学信访条例》（校党政办字〔2006〕17号）同时废止。
第二十七条 本办法未尽事宜参照上级信访相关规定处理。
第二十八条 本办法由学校信访办公室负责解释。